Clôture de caisse

La page Clôture suit l’argent du tiroir sur une période : vous ouvrez la caisse avec le fond de caisse, notez l’argent ajouté ou retiré en dehors des ventes, puis comptez le tiroir et clôturez. La clôture enregistre le rapport Z, qui ne peut plus être modifié.

Ouvrir la caisse

Avant le premier client, comptez l’argent du tiroir : c’est le fond de caisse.

1. Dans le menu, touchez Clôture.
2. Dans Fond de caisse, saisissez le montant, par exemple 150.00 (laissez vide pour 0).
3. Touchez Ouvrir la caisse. Le message « Caisse ouverte » s’affiche, avec le badge Caisse ouverte, le numéro du Z en cours et la personne qui l’a ouverte.

Tant que la caisse est fermée, la page rappelle la Dernière clôture (numéro et date). Il n’y a qu’une caisse ouverte à la fois par établissement, même avec plusieurs appareils : un deuxième appareil voit la même session.

Suivre la journée (chiffres en direct)

Caisse ouverte, la page affiche les chiffres depuis la dernière clôture. Touchez l’icône Actualiser pour les mettre à jour.

• Chiffre d'affaires TTC : ventes moins notes de crédit, avec le nombre de tickets, de notes de crédit et les numéros des reçus couverts (« reçus n° 000120 à 000164 »).
• Espèces attendues : ce qui devrait être dans le tiroir, fond de caisse compris.
• Remises accordées : le total des remises, arrondis à 5 centimes compris.
• Paiements : le montant et le nombre de paiements par moyen (Espèces, Carte, TWINT, En ligne). Une addition divisée compte chaque part sous son moyen.
• Pourboires (s’il y en a) : par employé, puis par moyen de paiement, et le total. Ils sont en plus des ventes, hors chiffre d’affaires.

Noter un mouvement de caisse

Un mouvement est de l’argent ajouté ou retiré du tiroir en dehors des ventes : achat de lait payé avec la caisse, apport de monnaie, pourboires remis à l’équipe.

1. Dans Mouvements de caisse, touchez Sortie (argent retiré) ou Entrée (argent ajouté).
2. Saisissez le montant et le Motif (obligatoire), par exemple « achat de lait ».
3. Touchez Ajouter. Le mouvement s’affiche dans la liste, avec l’heure et la personne, et les Espèces attendues sont mises à jour.

Pourboires en espèces

Les pourboires payés en espèces sont dans le tiroir et comptés dans les espèces attendues. Quand vous les remettez à l’équipe, notez une Sortie (« pourboires ») pour que la caisse reste juste.

Compter le tiroir et clôturer

Le bloc Clôturer la caisse détaille le calcul : Fond de caisse, Ventes en espèces, Pourboires en espèces (s’il y en a), Entrées, Sorties et Espèces attendues.

1. Comptez l’argent du tiroir et saisissez le total dans Espèces comptées. Pour compter billet par billet, touchez Compter par billets et pièces : saisissez le nombre de billets et de pièces de chaque valeur (de 1000 à 0.05), la caisse fait le total. Saisir le total directement revient à la saisie simple.
2. Lisez l’Écart :
   • « La caisse est juste. » ;
   • un écart négatif : « Il manque de l'argent par rapport aux ventes. » ;
   • un écart positif : « Il y a plus d'argent que prévu. »
3. Si besoin, expliquez l’écart dans Remarques (facultatif).
4. Touchez Clôturer la caisse, puis confirmez avec Clôturer. Retour permet de recompter. La page affiche Caisse clôturée · Z n° …, avec l’écart et le chiffre d’affaires, et le rapport Z s’imprime (voir Imprimer le Z).

Le bouton Clôturer la caisse reste grisé tant que les espèces comptées ne sont pas saisies.

Le rapport Z

Le rapport Z fige les chiffres de la période au moment de la clôture. Il contient :

• le numéro du Z, le nom de l’établissement, le début et la fin de la période, qui a ouvert et qui a clôturé ;
• Ventes : le nombre de tickets, les notes de crédit (nombre et montant), le premier et le dernier numéro de reçu et de note de crédit couverts, les remises et le Chiffre d'affaires TTC ;
• Paiements : le montant et le nombre par moyen de paiement ;
• Pourboires (s’il y en a) : par moyen de paiement, par employé et le total ;
• TVA : pour chaque taux, la base hors TVA et le montant de TVA ;
• Caisse : fond de caisse, ventes en espèces, pourboires en espèces, entrées, sorties, espèces attendues, espèces comptées et écart ;
• la liste des Mouvements et vos Remarques.

Quelles ventes sont dans un Z ?

Un Z couvre toutes les ventes encaissées et toutes les notes de crédit depuis la clôture précédente, jusqu’au moment de la clôture.

• Une vente faite alors que la caisse n’était pas ouverte n’est pas perdue : elle figure dans le prochain Z.
• Le tout premier Z commence à l’ouverture de la caisse.
• Une table compte au moment où elle est encaissée, pas au moment où elle a été ouverte.
• Une note de crédit compte dans le Z de la période où elle est créée, même si la vente annulée figure dans un Z précédent.

Imprimer le Z

À la clôture, le Z s’imprime sur l’imprimante choisie dans Réglages › Imprimantes sous Tickets de caisse et rapports Z. Pour l’imprimer de nouveau, touchez Imprimer le Z juste après la clôture, ou Réimprimer dans l’historique.

Ces boutons n’apparaissent que si l’appareil peut imprimer les tickets de caisse : dans l’app Caissier, ou depuis un navigateur avec une imprimante en ligne. Si l’impression échoue, le message « Le rapport Z est enregistré, mais l'impression a échoué. » s’affiche : le Z est bien enregistré. Voir Impression.

Historique des rapports Z

En bas de la page, Rapports Z liste toutes les clôtures avec leur nombre. Chaque ligne indique le numéro, la période, le chiffre d’affaires et l’écart.

Touchez une ligne pour voir le détail : paiements par moyen, TVA par taux, pourboires, espèces attendues et comptées, qui a clôturé et les remarques. Voir les rapports plus anciens charge la suite.

Bon à savoir

• Un Z clôturé ne se modifie plus. Une erreur de vente se corrige par une note de crédit (voir Ventes et annulations), qui comptera dans le Z suivant.
• Les numéros de Z se suivent : 1, 2, 3…
• Le chiffre d’affaires du Z est TVA comprise et ne contient pas les pourboires.